Lorsqu’une société décide de changer de locaux, quel que soit son secteur d’activité, elle doit faire face à un enjeu de taille : comment minimiser le temps d’arrêt ou d’inactivité lié à ce changement ? Car qui dit inactivité dit non seulement baisse de chiffre d’affaires, mais cela suppose également qu’il peut y avoir d’autres effets négatifs potentiels, que cela soit auprès des salariés ou des clients.
Afin de palier à cela, nous vous soumettons des conseils pratiques pour que votre déménagement s’effectue dans les meilleures conditions possibles, avec le minimum d’impacts.
Pourquoi minimiser le temps d’arrêt de votre entreprise lors d'un déménagement ?
Si votre entreprise décide de changer de localisation, optimiser ce déménagement professionnel est absolument essentiel car, mal préparé, cela peut avoir de sérieuses conséquences pour votre activité et, de fait, votre entreprise.
Que vous souhaitiez déménager en France ou à l'étranger, un arrêt, même de courte durée, est potentiellement risqué, tant d’un point de vue économique, qu’organisationnel mais aussi humainement parlant. C’est la raison pour laquelle vous devez impérativement prendre en compte l’ensemble de ces dimensions de façon aussi exhaustive et précise que possible. Le maître-mot ? Anticiper.
Les conséquences du déménagement pour vos clients et vos fournisseurs
Si votre société est à l’arrêt pour cause de déménagement, vous devez préalablement prévenir vos clients. Pourquoi ? Une fois prévenus, ils pourront anticiper votre indisponibilité en prenant les dispositions nécessaires. Si vous ne le faites pas, ils pourraient, à juste titre, vous tenir pour responsables d’une perte de chiffre d’affaires ou d’une dégradation de leur image auprès de leurs propres clients si vos clients sont eux-mêmes des entreprises.
Quels que soient vos clients finaux (particuliers, entreprises, artisans, commerçants, associations, administrations…) et vos fournisseurs, vous ne devez jamais oublier que vous êtes un maillon d’une chaîne qui ne doit pas se briser. Il vous faudra par conséquent les en informer le plus en amont possible et communiquer avec eux de façon régulière, de telle sorte que tous ceux qui sont en relation avec vous ne pâtissent pas des changements que vous opérez.
Les conséquences du déménagement pour vos collaborateurs
Un déménagement professionnel réussi implique nécessairement que les collaborateurs y soient associés et ce, le plus rapidement possible voire même, dans certains cas, dès la phase de réflexion.
En effet, l’établissement d’un cahier des charges (cf. le paragraphe « Trouver de nouveaux locaux » plus loin dans ce guide) peut nécessiter de prendre en compte des spécificités organisationnelles ou techniques reposant sur l’expertise de certains collaborateurs. D’une manière plus globale, les suggestions de vos collaborateurs pourront vous être particulièrement utiles.
Dans tous les cas, il faut donner du sens à ce projet, expliquer pourquoi et comment la décision de déménager s’est imposée. Faute d’une communication claire, le déménagement pourrait engendrer des appréhensions chez les collaborateurs et avoir des conséquences négatives s’ils ont le sentiment de ne pas être considérés, ont peur du changement, sont démotivés, voire envisagent de démissionner.
Vos collaborateurs doivent pouvoir se projeter et cela sera rendu possible seulement si vous les intégrez dans le processus du déménagement. Vous pouvez notamment leur partager des plans prévisionnels, leur faire visiter le futur site, etc.
L’impact financier d'un déménagement d'entreprise
Qui dit déménagement dit forcément budget. La somme consacrée au déménagement lui-même a un impact financier direct, mais ce n’est pas le seul. Votre déménagement peut en effer générer de multiples coûts indirects tels que l’aménagement de nouveaux locaux, le changement de matériel de production, de mobilier, des dépenses de communication, administratives, RH (temps passé en interne, recrutements, réorganisation du travail, éventuelles primes ou indemnisations…).
Là encore, il est essentiel d’évaluer précisément et poste par poste, les coûts engendrés par votre déménagement. Cet exercice est essentiel et pourrait vous amener à solliciter le concours de votre banque, d’une part pour éviter de grever votre trésorerie, mais également pour financer de nouveaux investissements.
Les points essentiels pour réussir votre déménagement professionnel
Pour réussir le déménagement de votre entreprise, celui-ci devra être parfaitement préparé et planifié dans les moindres détails.
1. Trouver vos nouveaux locaux
Procéder au déménagement de votre entreprise représente une décision stratégique majeure compte-tenu des impacts qui peuvent en résulter. Cette décision atteste que, pour toute(s) raison(s) que vous aurez identifiée(s), vos locaux actuels ne sont plus adaptés à votre stratégie à moyen/long terme. C’est sur cet horizon qu’il faut se projeter pour prendre la meilleure décision possible, en l’occurrence éviter d’avoir à renouveler une opération de ce type dans un futur proche.
Pour cela, vous devez déterminer vos besoins actuels et futurs, compte-tenu de votre activité. Les principales dimensions à prendre en compte :
- Votre statut : souhaitez-vous être locataire ou propriétaire de ces locaux ?
- Quid de vos locaux actuels (les impacts sont très différents si vous en êtes locataires ou propriétaires) ?
- La localisation souhaitée (zone commerçante, zone d’activité, détaché, milieu urbain ou rural, zone franche…)
- L’accès et le stationnement (par la route, transports en commun, parking…)
- Les moyens de communication (qualité des réseaux)
- Les caractéristiques des locaux/bâtiments (neuf ou ancien, surface, état actuel, respect des règles de sécurité, travaux à entreprendre, performance énergétique…)
- La modularité (les locaux peuvent-ils évoluer facilement avec votre activité)
- Les possibilités d’extension (si demain vous avez besoin de surfaces supplémentaires comment pourrez-vous y faire face ?)
- L’impact pour vos salariés (cf. accès et stationnement, éventuelles contraintes pour les trajets domicile travail, si besoin part du télétravail…)
- La somme que vous êtes prêt à consacrer à cette opération
- Etc.
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>La prise en compte de l’ensemble de ces dimensions doit vous permettre d’élaborer un véritable cahier des charges grâce auquel vous pourrez alors, et alors seulement, mobiliser les ressources disponibles pour réussir votre recherche. Il peut s’agir par exemple :
- De sites d’annonces spécialisés
- D’agences immobilières spécialisées en immobilier d’entreprise
- D’organismes, comme les chambres de commerce et d’industrie ou encore les chambres des métiers et de l’artisanat
- Le service économique ou d’urbanisme des communes sur lesquelles vous envisagez de vous installer
- De syndicats professionnels
- Etc.
2. Optimiser votre organisation pour le déménagement
Dès la signature de l’acte d’achat ou du bail de vos nouveaux locaux, vous devrez établir un calendrier exhaustif et précis des opérations à mener. Si, compte-tenu de l’activité de votre entreprise, les tâches à accomplir sont nombreuses et, pour certaines, dépendantes les unes des autres ou de facteurs externes, il faudra recourir à des outils de planification dédiés.
Si vous n’avez ni le temps ou les compétences nécessaires pour prendre en charge cette étape fondamentale, n’hésitez pas à recourir aux services de consultants spécialisés. A ce titre, certaines entreprises de déménagement disposent d’une réelle expertise en matière de déménagements professionnels et pourront vous accompagner de A à Z dans la conduite de ce type de projet.
Bien choisir votre société de déménagement
Faire appel à des déménageurs spécialisés est une condition sine qua none de la réussite du déménagement de votre entreprise.
Des déménageurs professionnels
Vous voulez bénéficier des compétences d’une entreprise de déménagement ? Après établissement d'un devis et choix des prestations qui vous conviennent, vous pourrez par exemple confier aux déménageurs les tâches suivantes :
- Visite technique sur le site de votre société
- Livraison des emballages
- Protection de vos locaux et du matériel professionnel
- Manutention et transport des charges lourdes
- Manutention et sauvegarde de vos archives qui, pourront éventuellement être conservées dans un lieu de stockage proposé par le déménageur
- Déconnexion et reconnexion informatique
- Démontage et remontage des meubles
Les atouts du déménagement d’entreprise participatif
Vous devez déménager votre entreprise mais ne disposez que d’un budget limité ?
Dans ce cas, vous pouvez opter pour un déménagement d’entreprise participatif en impliquant vos collaborateurs pour les tâches les plus faciles aux côtés de déménageurs professionnels. C'est un bon moyen d’inclure tout ou partie de l'équipe dans cette nouvelle étape et peut être un excellent moyen de renforcer les liens et la cohésion entre collaborateurs. Pour des raisons de sécurité, de santé, mais aussi d'assurance et de praticité, les tâches les plus complexes ou exigeantes devront être confiées aux professionnels du déménagement.
Avant de mobiliser les salariés, n’oubliez pas que le temps consacré au déménagement ampute nécessairement celui dédié à l’accomplissement de leurs missions habituelles.
Le cas particulier du déménagement professionnel à l'international
Si vous prévoyez un déménagement à l’international pour votre entreprise, le processus est plus complexe. Au-delà de la logistique qui peut être plus compliquée à orchestrer, des aspects légaux entrent en jeu. Seul, il est difficile pour un chef d’entreprise de tout maîtriser.
Dans ce contexte, l’intervention d’une entreprise de déménagement professionnelle prend tout son sens. Son assistance juridique, notamment pour toutes les démarches administratives, se révèle essentielle. Choisissez un déménageur qui vous propose une solution personnalisée et clé en main.
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