Vous êtes à la recherche de nouveaux bureaux ?
Entre démarches administratives, nouveau mobilier, cartons à préparer et précautions à prendre, … Pour bien organiser votre déménagement, suivez le guide !
Etape 1 : trouvez des bureaux adaptés à vos besoins
Une société peut être amenée à déménager pour diverses raisons : une équipe qui s’agrandit, une meilleure localisation ou accessibilité, ou encore une fusion acquisition….
Il est essentiel de définir vos besoins afin de mieux cibler les offres susceptibles de répondre à vos attentes (sécurité, configuration, etc.).
Depuis quelques années, on constate une évolution des modes de travail en entreprise : télétravail, flex-office, …. Selon l’organisation et les choix de votre société, vos espaces de travail en seront impactés.
Compte tenu des impacts éventuels (contrat de travail, déménagement à prévoir, etc.), pensez à informer vos collaborateurs de votre projet de déménagement.
Une fois que celui-ci aura été approuvé, vous aurez plusieurs solutions pour trouver de nouveaux bureaux :
- faire appel à une agence spécialisée
- avoir recours à des espaces de co-working
- consulter les sites dédiés
Etape 2 : définir un calendrier des opérations
Dès la signature du bail, définissez un calendrier détaillé des opérations en fonction des tâches à effectuer avant votre déménagement, telles que :
- déposer votre préavis auprès de votre bailleur par lettre recommandée ou acte d’huissier, conformément aux conditions prévues dans votre bail commercial
- réaliser un plan d’organisation et d’aménagement des futurs locaux
- installer vos nouvelles lignes de communication (Internet et téléphonie)
Attention à bien séquencer les différentes tâches en fonction du temps de réalisation (de la plus longue à celle qui peut être réalisée la veille du déménagement).
Dans un souci d’organisation, vous pouvez impliquer vos collaborateurs dans le projet et profiter du déménagement pour choisir un nouveau mobilier, selon la configuration de vos nouveaux bureaux. Vos équipes doivent pouvoir y être à l’aise afin de travailler dans de bonnes conditions. Vous pouvez par ailleurs organiser une visite de vos futurs locaux afin de les aider à se projeter.
Etape 3 : la visite technique
L’entreprise de déménagement retenue doit effectuer une visite technique de vos locaux actuels afin que votre transfert se passe dans les meilleures conditions.
Cette visite leur permet d’estimer le volume à transporter, la logistique qui en découlera, les éventuelles difficultés (ascenseur, accès, stationnement, etc.), tout en altérant le moins possible le fonctionnement de votre société.
Bon à savoir : la profession de déménageur est réglementée : l’entreprise doit impérativement être inscrite au registre des transporteurs. En cas de perte ou de casse, la société de déménagement est responsable.
Etape 4 : déclarez le transfert de votre société
Qui dit nouveaux locaux, dit nouvelle adresse.
Déclarer le transfert de sa société avant de déménager est indispensable, alors n’oubliez pas d’en informer l’administration française dès que possible !
S’il s’agit d’un transfert de siège social, nous vous invitons à consulter le guide de notre partenaire juridique afin de connaître la procédure à suivre.
N’oubliez pas d’avertir également vos partenaires, clients et prestataires et prospects par mail, via vos réseaux sociaux, votre site Internet, page Google, …
Etape 5 : la préparation des cartons
Une semaine avant le déménagement, commencez à emballer les éléments que vous n’utilisez pas quotidiennement et ne gardez que ce que vous pourrez emballer la veille du déménagement.
Pensez à identifier clairement vos cartons en y apposant votre nom et/ou le contenu précis afin que les déménageurs puissent les répartir correctement dans les nouveaux locaux.
N’oubliez pas de communiquer le déroulé du déménagement à vos collaborateurs. S’ils sont en télétravail pendant la période de transfert, donnez-leur une date à partir de laquelle ils pourront travailler sur site.
Assurez-vous également que vos nouveaux locaux aient été nettoyés, de façon à pouvoir accueillir vos équipes dans de bonnes conditions.
Etape 6 : transfert informatique
N’hésitez pas à inventorier le matériel informatique utilisé par chaque collaborateur pour le répartir correctement dans vos nouveaux locaux. Sur place, assurez-vous que le matériel fonctionne et que les données transférées soient sécurisées et confidentielles.
En vue de l’emménagement, n’hésitez pas à mettre en place un centre d’aide afin de résoudre les problèmes liés au transfert dans les nouveaux locaux (connectivité au réseau, carton manquant, …) Vous pouvez conserver ce dispositif pendant quelques semaines afin de centraliser d’éventuels dysfonctionnements et les résoudre de façon plus efficace.
Etape 7 : le déménagement
Le jour J est arrivé, vous déménagez dans vos nouveaux locaux !
Assurez-vous que le mobilier et que les cartons soient répartis conformément à vos instructions.
Une fois le déménagement effectué, vérifiez que :
- le nettoyage de vos anciens locaux soit planifié avant l’état des lieux
- les raccordements informatiques et téléphoniques soient opérationnels
|
Bon à savoir : dans le cadre d’un déménagement à l’international, la logistique est plus complexe. De nombreux aspects légaux sont à prendre en compte vis-à-vis des objets transportés. Faire appel à un professionnel reconnu vous évite de mauvaises surprises et vous permet d’acheminer vos biens en toute sécurité vers l’adresse et le pays de destination. Un accompagnement vous est généralement proposé pour toutes les démarches et formalités administratives du pays d’accueil. |
Pour le déménagement de vos bureaux, faites confiance à des professionnels !
Consultez les offres de notre partenaire sur Le Kiosque à Services
L'équipe du Kiosque à Services
